Historia y Evolución de las Inscripciones del Registro Civil

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Historia y Evolución de las Inscripciones del Registro Civil

2021-11-24T10:42:02-05:0024 noviembre, 2021|Artículo Nacional|

A dos siglos de la independencia de Panamá de España, cuando celebramos el bicentenario de nuestro país, revisar el tema de la historia y evolución del registro de las personas, resulta un tópico imprescindible.

El Registro Civil, no solo en Panamá, sino a nivel mundial se ha convertido en la actualidad, en una de las instituciones más valiosas y necesarias en cualquier Estado moderno.  Todos los hechos vitales y actos jurídicos que se inscriben en el Registro Civil son la prueba de la existencia de las personas, y de cada una de esas inscripciones y de las anotaciones que sobre ellas se realizan, se generan una suerte de derechos y obligaciones.  Ejemplo de ello es la inscripción del nacimiento, con el cual se adquiere el derecho al nombre, a una familia y a una nacionalidad; los matrimonios que generan derechos patrimoniales para los cónyuges y sus hijos; así como la declaración de las defunciones, con las cuales los familiares sobrevivientes pueden ejercer sus derechos sucesorios. Cada día el Registro Civil certifica a autoridades administrativas y judiciales, así como a los ciudadanos, la existencia de las personas y sobre el estado civil de nacionales y extranjeros, la cual es utilizada en toda clase de procesos judiciales, administrativos, sociales y comerciales.

De allí la importancia del registro oportuno de los hechos vitales y actos jurídicos, incluyendo la información exacta.

También el Registro Civil se ha convertido en uno de los principales proveedores de información demográfica para el Estado. Las estadísticas vitales entre mejor son llevadas, resultan en una fuente extraordinaria para el estudio de la población y la toma de decisiones para la generación de mejores políticas de Estado.

El uso de la tecnología en los Registros Civiles, y las posibilidades de que los mismos puedan interoperar con otras instituciones, son un pilar fundamental en la modernización del Estado y en la creación de mejores servicios para la ciudadanía.

Años atrás, cuando en el año 2014, el Registro Civil de Panamá celebró su centenario, el Tribunal Electoral publicó una hermosa obra “100 años -Registro Civil 1914-2014”, donde se condensaron en varios artículos aspectos del Registro Civil panameño.  Uno de esos artículos se refiere a la integración de los Registros Parroquiales a las fuentes documentales del Registro Civil creado en 1914, que se realizó gracias a un proyecto propuesto por el doctor Omar Jaén Suárez, reconocido geógrafo, historiador y diplomático, a los magistrados del Tribunal Electoral en el año 2007, y quien, además, fue el consultor del referido proyecto, apoyando con su guía y conocimiento demográfico a los funcionarios del Registro Civil en una de las tareas más valiosas de recuperación de información histórica de los panameños en la institución y de nuestro país, la digitalización de los archivos parroquiales del siglo XVIII, XIX  e inicios del XX.

El Registro Civil cuenta con los registros parroquiales de todas las iglesias católicas de los cuales los más antiguos que se conservan son los de Atalaya con actas de 1714, al igual que Ponuga y Parita con actas de 1728; por su parte la ciudad de Colón conserva archivos desde 1866.

En ese artículo, “La integración de registros demográficos históricos panameños al Registro Civil[1]”, el doctor Omar Jaén hace un breve recuento sobre los antecedentes del Registro Civil actual, del cual me voy a permitir extraer información para compartirla en este artículo por la conmemoración ahora de nuestro bicentenario. El Concilio de Trento (1545-1563) de la Iglesia Católica se constituye en el principal antecedente de los registros civiles, ya que en el mismo fue cuando se estableció la obligación a los sacerdotes de establecer libros parroquiales, en los cuales se debían anotar, de forma obligatoria, los nacimientos, matrimonios y defunciones. En 1583 se abren los primeros libros en la Catedral de Panamá la Vieja.

Además, desde 1850, siendo Panamá parte de Colombia, existió paralelamente un registro notarial en el cual se registraban nacimientos, defunciones, matrimonios y reconocimientos de hijos naturales, relativos a la ciudad de Panamá y sus alrededores hasta principios del siglo XX, los cuales son parte del fondo documental de los Archivos Nacionales. Expone el doctor Jaén, que también se publicaron mensualmente en la Gaceta de Panamá, entre 1880 y 1890, las defunciones registradas en los cementerios de Panamá y Colón, detallando el nombre del fallecido, origen, nacionalidad y causa de defunción.

Otras fuentes de información registral resultan ser los padrones de población del siglo XVIII, en los que se documentaba con nombre y apellido a todos los residentes de casa habitación.

Después de nuestra separación de Colombia en 1903, la nueva constitución de 1904 estableció en el artículo 31 que “Las leyes determinarán lo relativo al estado civil de las personas y los consiguientes hechos y deberes.”

Bajo la presidencia de Belisario Porras se dictó la Ley 44 de 17 de diciembre de 1912, mediante la cual se crea el Registro Civil en la capital del país, y se encarga del mismo a un funcionario denominado registrador del Estado Civil, el cual sería nombrado por el Órgano Ejecutivo y sin periodo fijo, ya que se establecía que el mismo permanecería en el cargo mientras durara su buena conducta.  Esta Ley dispuso, además, una lista del tipo de inscripciones que el Registro Civil debía llevar, a saber: nacimientos, matrimonios, defunciones y el reconocimiento de hijos naturales, las legitimaciones, las adopciones, las sentencias en firmes sobre divorcio o nulidad de matrimonio, las naturalizaciones, las manifestaciones de los extranjeros para adquirir la vecindad, las habilitaciones de edad y las interdicciones.

 

 

 

 

Belisario Porras

 

Asimismo, creó, además de la oficina central, una suerte de registro descentralizado, a cargo de los alcaldes y corregidores, los cuales, en cada uno de los Distritos, debían llevar una relación diaria de los hechos vitales y matrimonios en el formato establecido por el registrador, de los cuales debían hacerse dos juegos, uno de los cuales debía ser enviado por correo al Registro Civil de inmediato y el otro debía ser conservado en la Alcaldía. Estos derivarían en los que años después serían los libros auxiliares, en los cuales se registraban los hechos vitales, en los llamados talones y cupones, los cuales eran pasado luego a los tomos del Registro Civil, generando el número de inscripción de nacimiento, en el formato que ha permanecido hasta nuestros días.

En la Ley 44 de 1912, se dispuso además que el Órgano Ejecutivo, en ese tiempo el Poder Ejecutivo, debía establecer cuándo empezaría a regir esta ley y le da las facultades a este órgano para que pudiera realizar todo lo relativo a la organización del registro, la cantidad de funcionarios, así como el tipo de los libros. Importante es que la misma también establece la posibilidad de nombrar con antelación al registrador del Estado Civil para que pudiera viajar al exterior a fin de estudiar el funcionamiento de otros registros civiles para lograr establecer un método, sencillo, organizado y eficaz para nuestro país.

El cargo de registrador general del Estado Civil de las personas recayó en Juan Francisco Henríquez, quien fue nombrado por Decreto Ejecutivo No. 102 de 11 de julio de 1913. A él se le encomendó ir a la República de Costa Rica a estudiar la organización y funcionamiento de esa institución que había sido creada desde 1888. Allí permaneció del 20 de julio al 5 de octubre de 1913, y de lo estudiado presentó un proyecto de reglamento de Registro Civil, del cual surge entonces el Decreto Ejecutivo 17 de 11 de febrero de 1914, que reglamenta la Ley 44 de 1912, que crea el Registro Civil.

Sobre este punto es importante indicar que hasta la fecha el sistema panameño y costarricense, para la conformación de los libros de inscripción, sigue siendo similar.  Ambos mantienen el número de inscripción o de acta formado por tres elementos numéricos separados por un guion, el primer número corresponde al dado a la provincia o cantón en el caso de Costa Rica, donde ocurrió el hecho vital o se registró el matrimonio, el segundo número se refiere al tomo del libro y el tercero al de la partida o folio donde queda registrado el hecho.  Además, en ambos países se utiliza este número también como el de identificación en la cédula de identidad.

Posteriormente se dicta el Decreto Ejecutivo 59 de 27 de marzo de 1914, en el cual se fija el 15 de abril de 1914 como fecha de inicio del Registro Civil, el mismo, luego de una breve organización, quedó en funcionamiento en mayo de 1914.

Un dato interesante es señalar que el Decreto 17 de 1914, que reglamenta el Registro Civil, estableció como función del clero, en su artículo 56, que los párrocos  darían parte diariamente al registrador auxiliar de mayor categoría que haya en su parroquia (en junio de 1914, se modificó para señalar que lo remitirían por correo directamente al registrador general),  de los bautizos que se verifiquen con expresión del día mes y año del nacimiento del niño y de los demás datos necesarios para su inscripción utilizando para ello las fórmulas o esqueletos establecidos al efecto.

A consecuencia de lo anterior, el obispo de Panamá, en diciembre de 1913, remite la circular 27 a todo el clero, solicitando a los párrocos y encargados de iglesias que diariamente envíen a las oficinas del Registro Civil una lista de los bautismos, matrimonios que efectúan, así como de las defunciones de individuos cuyos funerales hicieran.

Tanto la circular como el Decreto 17 de 1904 fueron publicadas en la Gaceta Oficial número 2042 de 12 de marzo de 1914, también en la gaceta fue publicada nuevamente la Ley 44 de 1912, el libro primero del Código Civil colombiano que comprendía el tema del Registro Civil, el título VI de la Ley 57 de 1887 de Colombia, sobre las pruebas del Estado Civil, los cuales permanecían vigentes todavía a esa fecha.

El Registro Civil quedó en ese entonces bajo la supervisión de la Secretaría de Gobierno, compuesta por el Registro Central, a cargo del registrador general, y por los registradores auxiliares, en ese entonces los alcaldes de los distritos y los corregidores respectivos. También tienen funciones de registradores auxiliares los capitanes y patrones de buques, jefe destacamentos militares o de policía, directores de escuelas públicas, telegrafistas y administradores de correos.

Posteriormente, en octubre de 1917, entra a regir el Código Civil de Panamá en el cual se establecen normas relativas al estado civil, de los artículos 310 al 323.

Otras normas que han regido la materia del Registro Civil en nuestro país han sido la ley 60 de 30 de septiembre de 1946, por medio de la cual se desarrollan los artículos de la Constitución de 1946 relacionados con la materia, se reforman además artículos del Código Civil, Judicial y Fiscal y se reorganiza el Registro Civil.  Esta ley establece que la institución se denominará Registro Central del Estado Civil y estará a cargo de un director general del Registro Civil, y estableció una Sección de Cedulación dentro del Registro Civil la cual estaría a cargo de la expedición de la cédula de identidad.

Con la Ley 18 de 29 de enero de 1958 se establece que el Tribunal Electoral en ningún caso ordenará la expedición de cédula de identidad a los panameños por nacimiento, adopción y naturalización si sus nacimientos no se encontraban inscritos en el Registro Civil y, mediante Decreto N°53 de 29 de julio de 1958, se estableció que el número de cédula correspondería al número único del acta de nacimiento del ciudadano según aparece inscrito en el Registro Civil.

Importante resaltar que con el Acto Legislativo 2 de 1956 se establece el Tribunal Electoral al cual se le dan funciones privativas para la conformación del registro de electores y la expedición de la cédula de identidad.  Sin embargo, no es hasta 1974, cuando se expide la Ley 100 de 1974, que se reorganiza el Registro Civil, que el mismo pasa formalmente a quedar bajo la responsabilidad administrativa del Tribunal Electoral.  En adición, no es hasta 1983, con las reformas a la Constitución de 1972, que se le da al Tribunal Electoral la función de supervisar la inscripción de hechos vitales y actos jurídicos.

La Ley 100 de 1974 dispuso la descentralización del Registro Civil, estableciendo que en cada cabecera de provincia debía haber una oficina provincial del Registro Civil, con jurisdicción en su territorio y que la descentralización de los servicios estaría a cargo del Tribunal Electoral.  Esta descentralización permitió el registro directo en los libros de inscripción mediante actas únicas y paulatinamente fue dejando en desuso en todo el país los libros auxiliares utilizados hasta entonces, con los llamados talones y cupones, en los que se declaraban los hechos vitales.  En el Registro Civil, a raíz de la eliminación de los libros auxiliares, se empezó a usar el término nuevo proceso para referirse a los hechos y actos jurídicos cuyas declaraciones fueron recibidas en actas únicas por los oficiales del Registro Civil a partir de junio de 1976. Los libros auxiliares  nuevos diferían de los del viejo proceso, en que los del nuevo proceso constaban de 100 páginas, tenían cupones desprendibles y dentro de los datos del declarado no se requerían los de sus abuelos. El nombre de los abuelos se volvió a reincorporar posteriormente, ya que resulta un hecho indispensable para probar el parentesco.

A mediados de 1993 se empieza el proceso de automatización o conversión de los archivos manuales del Registro Civil a una base de datos sistematizada y la descentralización de las inscripciones a partir de1995,  cuando las direcciones provinciales del Registro Civil empezaron a realizar directamente  en el sistema las declaraciones de los hechos y actos jurídicos recibidas en las mismas, sea cual fuera la inscripción y el lugar de la ocurrencia del hecho o del acto, a partir de entonces el sistema genera de forma automática el número de la inscripción correspondiente, estableciendo que en cada tomo no habrá más de 2500 partidas o asientos, llegado el número se abre automáticamente un nuevo tomo.

 

Desde que se creó el Registro Civil se han establecido 4 libros de inscripción. Los tres primeros -nacimiento, matrimonio y defunción- existen con ese nombre desde siempre; el cuarto libro se refiere en la actualidad a la naturalización, y en un tiempo incluía además los registros de vecindad de extranjeros.

En cuanto al número de inscripción que se utiliza para inscribir e identificar los nacimientos, matrimonios y defunciones, tenemos, como dijimos antes, que el mismo está constituido por tres grupos de elementos, ya sea números solos o con letras, y en algunos casos solo letras, divididos por dos guiones.  Las inscripciones en general tienen por primer dígito los números del 1 al 13, haciendo referencia al lugar dentro del territorio donde ocurrió un hecho vital o se celebró el matrimonio.

 

 

Primeros Libros de Nacimiento

 

No obstante, para los nacimientos el número también puede representar el lugar donde se inscribió el mismo, tal es el caso de los nacimientos que se inscriben fuera de jurisdicción a solicitud de los padres, y el de los panameños nacidos en el extranjero, que antes llevaban la nomenclatura PE y ahora se inscriben en el lugar de residencia en el país de los padres o del titular cuando es mayor de edad.  Para matrimonios y defunciones de panameños ocurridos en el extranjero, se sigue usando la nomenclatura PE.

Cuando se trata de otros hechos vitales ocurridos en el extranjero se utilizan la nomenclatura E para la inscripción de los nacimientos de extranjeros a los que se les haya concedido residencia definitiva, con el propósito de que puedan obtener su carné de residente permanente en Cedulación.  Asimismo, se usan la EE para nacimiento, defunciones y matrimonios ocurridos en el extranjero, pero que por ley deban registrarse en Panamá.  En el caso de naturalizados, se utiliza en lugar de números, la letra N como primer dígito de su inscripción.

También existen registros de nacimiento con el número de la provincia donde ocurrió seguido por las letras AV, que se utilizaron para hacer referencia las inscripciones de nacimientos que se inscribieron en el Registro Civil a partir de la creación de este, el 15 de abril de 1914, pero que habían ocurrido antes de esa fecha.  Actualmente no se usa.

Otras nomenclaturas descontinuadas son las que hacían referencia a la población indígena, que iban precedidas de la provincia de nacimiento y usaban las siglas PI, como por ejemplo 1PI, 4PI, 5PI, 9PI, haciendo referencia que se era población indígena de las provincias de Bocas del Toro, Chiriquí, Darién y Veraguas, respectivamente. También, mientras la antigua comarca de San Blas, ahora Guna Yala, fue parte de la provincia de Colón, se usó la nomenclatura 3SB.

En la actualidad, la Ley 31 del 25 de julio de 2006, modificada y adicionada por la Ley 17 de 22 de mayo de 2007, la 75 de 17 de diciembre de 2009, y la Ley 79 de 22 de diciembre de 2009, regula el registro de los hechos vítales y demás actos jurídicos relacionados con el estado civil de las personas, y reorganiza la Dirección Nacional de Registro Civil del Tribunal Electoral, la cual ha sido reglamentada por el Decreto N°3 de 11 de febrero de 2008.

Para finalizar, debo reconocer que este artículo es una breve aproximación a lo que constituye el registro de hechos vitales y actos jurídicos en nuestro país.  El Registro Civil es tan rico en historia como lo es la historia de vida de cada panameño y extranjero que se alberga en los libros de inscripción y que el Tribunal Electoral se honra en conservar y custodiar.

 

Bibliografía

  • 100 años del Registro Civil 1914-2014. Centro de Estudios Democráticos-Tribunal Electoral. Panamá, noviembre de 2014.
  • Memoria por los 90 años del Tribunal Electoral. Condensado por el Registro Civil para uso interno. Panamá, 2004.
  • Página Web del Tribunal Electoral en: https://www.tribunal-electoral.gob.pa
  • Constituciones y leyes citadas.

 

Sharon Sinclaire de Dumanoir

Es abogada y cuenta con estudios de maestría en Derecho, con énfasis en Derecho Administrativo en la Universidad Latinoamericana de Ciencia y Tecnología (ULACIT), un postgrado en Garantías Constitucionales en el Siglo XXI de la Universidad Castilla La Mancha, Toledo, España, y un diplomado en Derechos Humanos de la Academia de Derechos Humanos del Collegeof Law de American University, Washington DC, Estados Unidos, entre otros.

Desde 1990 ha trabajado en el Tribunal Electoral de Panamá, donde ha desempeñado diversos cargos. Del año 2008 al 2013, fue nombrada como directora nacional del Registro Civil de Panamá, cargo que vuelve ejercer desde el año 2015 a la fecha. Del 2008 al 2014, ejerció además el cargo de magistrada suplente del Tribunal Electoral.

Ha participado como expositora y como representante del Tribunal Electoral en diversos cursos y seminarios, en materia electoral y de identidad a nivel internacional.  Ocupó el cargo de segunda vicepresidente del Consejo Latinoamericano de Registro Civil, Identidad y Estadísticas Vitales (CLARCIEV) para el período 2010-2012, y la IV vicepresidencia de dicho organismo de 2016-2018. Actualmente ocupa la I vicepresidencia de dicho organismo.

 

[1]Jaén Suárez, Omar. La integración de los Registros Demográficos históricos panameños al Registro Civil. 100 años del Registro Civil 1914-2014. Centro de Estudios Democráticos-Tribunal Electoral. Panamá, noviembre de 2014.